Nachhaltigkeitsbericht 2024 – ÖBB-Infrastruktur AG

ÖBB-Infrastruktur Aktiengesellschaft NB 128 ÖBB-Infrastruktur Aktiengesellschaft Konzernlagebericht | Konzernabschluss 157 Verfahren zur Verhinderung, Aufdeckung, Untersuchung und Weiterverfolgung von Meldungen Das umfassende Compliance-Management-System stellt sicher, dass die geschäftlichen Tätigkeiten des ÖBB Infrastruktur- Konzerns den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Das Compliance-Office ist verpflichtet, Compliance-relevanten Hinweisen konsequent nachzugehen, um so etwaige Missstände zu beheben. Die Untersuchungsbeauftragten handeln im Auftrag und in Abstimmung mit dem Chief Compliance Officer. Ein Einfluss anderer Führungskräfte auf die Untersuchungsbeauftragten ist ausgeschlossen. Die Ergebnisse führen zu Empfehlungen hinsichtlich Verbesserungspotenzialen sowie zu treffenden Sanktionen. Die Fallverfolgung und Dokumentation des Sachverhaltes erfolgen objektiv und unter Beachtung der Unschuldsvermutung. Die Daten aus Hinweisen und daraus folgenden Compliance-Untersuchungen werden als sensible Daten gewertet, die einem besonderen Vertrauensschutz unterliegen. Die revisionssichere Software erfüllt die rechtlich vorgegebenen Kriterien des Datenschutzes und die definierten Kriterien der Datensicherheit. Das Compliance-Office ist bestrebt, das Compliance-Management-System laufend und unter Berücksichtigung neuer rechtlicher Vorgaben zu evaluieren. Dazu nehmen Compliance-Mitarbeiter:innen an ausgewählten Veranstaltungen teil. Die Compliance-Organisation legt den Aufsichtsorganen einmal jährlich einen umfassenden Bericht über alle Compliance- Tätigkeiten und Untersuchungshandlungen im ÖBB Infrastruktur-Konzern vor. Weiters wird der berechtigte Personenkreis laufend unterjährig entsprechend adressiert. Sensibilisierung Eine der Kernaufgaben der Compliance-Organisation ist es, die Mitarbeiter:innen langfristig und nachhaltig zu Compliance-relevanten Themenbereichen zu sensibilisieren. Es werden zielgruppen- und risikoorientierte Schulungen sowie bewusstseinsbildende Maßnahmen durchgeführt. Sie finden als Präsenzveranstaltungen, Schulung mittels Videokonferenz und in Form eines alle drei Jahre neugestalteten und ausgerollten E-Learning-Programms statt. Im Rahmen der Schulungen werden schwerpunktmäßig insbesondere folgende Themenbereiche zur Vermittlung der Compliance-Konzepte abgedeckt: Korruption (u. a. Bestechung, Bestechlichkeit, Vorteilszuwendungen), Interessenkonflikte (insbesondere im Zusammenhang mit Vergaben), Wirtschaftskriminalität, Nebenbeschäftigungen und Whistleblower:innen-System. Aufgrund der Amtsträgereigenschaft können alle ÖBB Mitarbeiter:innen als Personen in risikobehafteten Funktionen angesehen werden. Über 90 % aller ÖBB Mitarbeiter:innen mit eigener ÖBB-E-Mail-Adresse werden von den angebotenen Schulungsprogrammen (persönliche Schulung und / oder E-Learning) erfasst, darunter auch die als Mitglied eines Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgan identifizierten Personen. Gemäß der Definition im ÖBB Konzern fallen darunter die Aufsichtsräte der ÖBB Gesellschaften sowie Vorstandsmitgleider, Geschäftsführer:innen und Führungskräfte aller Managementlevels (Steuerungsebenen A und B). ÖBB-Holding AG / Compliance Office 1 Prävention Früherkennung Reaktion Compliance-Ziele / Compliance-Kultur / Compliance-Organisation Kommunikation Compliance-System-Audits Vorschriften und Verfahren Schulungen Sanktionen und Fraud- Management Hinweisgeber:innen Beratung Anlassunabhängige Audits Gefährdungsanalyse Fallverfolgung Remediation Was ist Co pliance? 157