ÖBB Geschäftsbericht 2023

103 Konzern- lagebericht Risikobeurteilung und Kontrollaktivitäten Auf Basis der Prozessdokumentationen werden in periodischen Abständen die wesentlichen Risiken identifiziert und erfasst. Geeignete Kontrollaktivitäten werden festgelegt, um Risiken auf ein angemessenes Ausmaß zu reduzieren. Die Wirksamkeit der Kontrollen wird durch periodische Selbstevaluierung überprüft und dokumentiert. Für die Risikoidentifikation ist ein nach Kategorien gegliedertes Set an generischen Schlüsselrisiken ausformuliert. Sollte ein Schlüsselrisiko vorliegen ist dieses von der jeweiligen Konzerngesellschaft direkt und verpflichtend durch adäquate Kontrollen zu adressieren. Im ÖBB-Konzern ist aufgrund der Unternehmensgröße eine eigene Stabstelle Interne Revision eingerichtet. Die Interne Revision kontrolliert das Vorhandensein eines wirksamen IKS in den Konzerngesellschaften. Sie prüft auf Grundlage eines genehmigten jährlichen Revisionsplans bestimmte IKS-Elemente. Die Ergebnisse werden in Form eines Tätigkeitsberichts dem Prüfungsausschuss des jeweiligen Aufsichtsrats berichtet. Des Weiteren ist auch eine Stabstelle Compliance etabliert. Sie agiert in ihrer anlassbezogenen Überprüfungstätigkeit weisungsfrei und wird von Compliancebeauftragten aller Teilkonzerne unterstützt. Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Compliancetätigkeit liegt in der Umsetzung von Präventivmaßnahmen. GRI 2-26 Information und Kommunikation Unabhängig von der konzernweit wirkenden Harmonisierung weist jeder Teilkonzern der dezentralen Konzernstruktur entsprechend ein angemessenes, wirksames IKS nach. Die Einrichtung und Aufrechterhaltung erfolgen somit eigenverantwortlich ebendort. Ein konzernweit gültiger Mindeststandard zur Umsetzung des IKS ist veröffentlicht. Er wird regelmäßig evaluiert und gegebenenfalls angepasst. Weiters besteht für die Organisationseinheiten des Konzerns die Verpflichtung zu einer softwareunterstützten, vereinheitlichten Dokumentation. Dabei werden die innerprozessual identifizierten Risikofelder mit den vorgesehenen mitigierenden Schlüsselkontrollen sowie den zugehörigen Testschritten erfasst. Auf Basis dieses nicht editierbaren, kommentierten und nachvollziehbaren Datenmaterials erfolgt auch das Berichtswesen an das Management sowie an die Prüfungsausschüsse der jeweiligen Konzerngesellschaften. Überwachung Es erfolgen laufende Testungen der definierten Kontrollschritte sowie punktuelle Überprüfungen durch die Konzernrevision. Ergänzend ist die Prüfung des IKS im Rechnungslegungsprozess fixer Bestandteil der Abschlussprüfung durch die Wirtschaftsprüfer:innen. Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats überwacht die Wirksamkeit des IKS auf Basis einer regelmäßigen Berichterstattung durch den Vorstand. Rechnungslegung Das IKS für den Rechnungslegungsprozess ist auch Bestandteil des Prüfprogramms der Wirtschaftsprüfer:innen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung. Was die Vorprozesse zur Rechnungslegung betrifft, wurde eine weitreichende Vereinheitlichung erzielt. Dafür werden die betreffenden Abläufe seit 2005 laufend in eine konzernweit tätige Einheit für Accounting-Services innerhalb der ÖBB- Business Competence Center GmbH übergeführt. Die ÖBB-Business Competence Center GmbH unterstützt die ÖBB-Holding AG in ihrer Harmonisierungstätigkeit operativ durch entsprechend abgestimmte Prüfungs-, Evaluierungs- und Kommentierungsaufgaben. Geschäftsfälle werden im ÖBB-Konzern grundsätzlich unter Einsatz der Software SAP gebucht. Bei wenigen ausländischen Tochterunternehmen kommen zum Teil auch andere Softwarelösungen zur Anwendung. Die Datenübertragung erfolgt weitgehend automatisiert im SAP S / 4HANA-Konzernsystem. Ebenso die Anlieferung der Daten an die ÖBB-Holding AG zur zentralen Verarbeitung im Konsolidierungssystem SAP SEM-BCS. Grundlage der Konzernrechnungslegung bildet ein IFRS-Konzernhandbuch, herausgegeben und regelmäßig aktualisiert von der Abteilung Rechnungswesen der ÖBB-Holding AG. Damit werden wesentliche IFRS-basierte Bilanzierungs- erfordernisse konzernweit vorgegeben und kommuniziert. Die Mitarbeiter:innen des Rechnungswesens werden laufend in Hinblick auf Neuerungen in der Rechnungslegung geschult, um den Risiken einer unbeabsichtigten Fehlberichterstattung vorbeugen zu können. LB58 |